Aktualisiert: September 16, 2020 by Sandra Stammberger

WhatsApp Business: Solltest du die App installieren? Welche Vorteile bietet die Messenger App? Vorteile, Tipps und Installation

 

Solltest du WhatsApp Business nutzen?

WhatsApp ist die beliebteste Messenger App der Deutschen.

Millionen von WhatsApp Nachrichten werden Tag für Tag versandt, und fast jeder hat sie auf seinem Smartphone installiert. Das Verfassen und Senden von Nachrichten gestaltet sich schnell und einfach.

Warum den Messenger also nicht für die Kommunikation zwischen Kunden und Unternehmen nutzen? Das dachte sich wohl auch der Mutterkonzern von WhatsApp – Facebook.

Bereits 2018 brachte das Unternehmen eine Variante der App auf den Markt, die speziell auf die Bedürfnisse der Nachrichtenübertragung zwischen Unternehmen und Kunden ausgerichtet ist: WhatApp Business.

Ich habe das Tool einmal genauer unter die Lupe genommen und sage dir, wie es funktioniert und ob du es für dein Unternehmen, wie beispielsweise einen Onlineshop, nutzen solltest.

 

Höherer Umsatz – Besserer Kundenservice: Messenger sind die Zukunft

 

Wer online verkaufen möchte und nah am Kunden sein will, der kommt um einen Chatbot oder einen Instant-Messenger-Dienst wie WhatsApp Business nicht herum.

Nur so ist gewährleistet, dass Fragen innerhalb weniger Minuten beantwortet werden können.

Mit dem Client kann zudem kostengünstiges und effektives Marketing betrieben werden – und das sorgt nicht nur für mehr Kunden, sondern auch für zufriedenere Kunden, die gerne wiederkommen!

 

Allerdings gibt aktuell lediglich jedes fünfte Unternehmen an, einen Messenger oder Chatbot zu nutzen. Es gibt also noch viel Luft nach oben!

 

Was sind die Vorteile von WhatsApp Business für Unternehmen?

 

Es gibt diverse Chatbots und Instant-Messenger-Dienste. Warum solltest du also gerade WhatsApp Business nutzen?

Die Vorteile, die dieser Messenger bietet, sind zahlreich!

  • Wie bereits angeführt, wird der Umsatz stimuliert.
  • Eine schnelle Erreichbarkeit und die persönliche Ansprache macht auf den Kunden einen positiven Eindruck.
  • Kunden befinden sich nicht ewig in einer Warteschleife wie oft bei Anrufen. Die Frustration wird geringgehalten.
  • Es können Multimedia Dateien verschickt werden, wie Produktbilder etc.
  • Der persönliche Service wird durch die unkomplizierte 1-zu-1-Unterhaltungen gestärkt. Jeder kauft gerne bei Unternehmen, die erreichbar sind, um Fragen zu beantworten und die ein Ohr für Probleme haben.
  • Webseiten, die einen Kontakt über WhatsApp anbieten, sind nach wie vor in der Minderheit. Das sorgt für einen Überraschungsmoment beim Kunden. Die Kommunikationsform wird gerne angenommen.
  • Die App kann für Marketingzwecke genutzt werden, wie Newsletter oder der Ankündigung von Rabattangeboten.
  • Kostenlos und somit günstiger als z.B. SMS oder Callcenter
  • Breite Zielgruppe
  • Weniger störend /unaufdringlicher als Anrufe oder Faxe
  • Hohe Effizienz: Anfragen können schnell beantwortet werden
  • Mobil verfügbar

 

Ist WhatsApp Business kostenlos?

 

Die WhatsApp Business App ist kostenlos verfügbar. Das kann sich in Zukunft durchaus ändern. Die App kannst du sowohl für dein Andoid Handy als auch iPhone nutzen.

WhatsApp kann gratis und unkompliziert im App Store für iOS oder im Google Play Store für Android heruntergeladen werden.

 

Was ist der Unterschied zwischen WhatsApp und WhatsApp Business?

 

Sicherlich fragst du dich, ob du nicht einfach deinen regulären Whatsapp Account bzw. die gängige App nutzen kannst. Das ist durchaus möglich, aber nicht zu empfehlen.

Wissen sollte man nämlich, dass WhatsApp Business einige Zusatzfunktionen bietet, die in der regulären Version nicht zu finden sind und die für den Kontakt zwischen Kunden <-> Unternehmen große Vorteile bieten.

Darüber hinaus ist es selbstverständlich um einiges professioneller und seriöser.

 

VersionWhatsApp BusinessWhatsApp
ProfileUnternehmenPersönlich
SchnellantwortenJaNein
Automatisierte AntwortenJaNein
Festnetz-Nummer nutzenJaNein
StatistikenJaNein
Chat-LabelsJaNein

 

1.    Unternehmensprofil

Hier lassen sich sämtliche wichtige Informationen zum Unternehmen hinterlegen, wie:

  • Öffnungszeiten
  • Standort
  • Telefonnummer
  • E-Mail-Adresse
  • Unternehmensbeschreibung
  • Webseite
  • Bilder

SEO-Experten Tipp
Tipp: Bezüglich der DSGVO Richtlinien muss in jedem Fall innerhalb von WhatsApp Business auf die Datenschutzverordnung auf der eigenen Webseite verwiesen werden.

Grundsätzlich ist es denkbar, dass der Link im Freitextfeld der Unternehmensbeschreibung hinterlegt wird. Dies scheitert jedoch oft aufgrund der Zeichenbegrenzung.

Der praktikabelste Weg ist aktuell, eine Verlinkung innerhalb des Unternehmensprofils auf die Datenschutzerklärung vorzunehmen. Diese muss eine Klausel über die Nutzung von WhatsApp Business enthalten.

 

2.    Schnellantworten

In vielen Fällen sind Kundenanfragen gleich bzw. sehr ähnlich. Auf diese lassen sich Schnellantworten voreinstellen, die mit einem Klick gesendet werden können.

3.    Automatisierte Antworten

In diesem Bereich bietet es sich an, z.B. einen Begrüßungstext zu hinterlegen, der automatisch an den Kunden gesendet wird, wenn dieser zum ersten Mal eine Anfrage schickt.

Ebenfalls kann dieses Feature für Abwesenheitsnachrichten genutzt werden z.B., wenn du nicht anwesend bist.

4.    Festnetznummer

Eine Besonderheit von WhatsApp Business ist, dass die App auch mit einer Festnetznummer registriert und genutzt werden kann.

5.    Statistiken

In diesem Bereich können Statistiken abgerufen werden, wie z.B. die Anzahl der gesendeten und gelesenen Nachrichten.

SEO-Experten Tipp
Aus diesen Datensätzen lässt sich sehr gut ein Reporting mit wichtigen Kennzahlen erstellen.

 

6.    Chat-Labels

 

WhatsApp Business chat labels
WhatsApp Business Chat Labels, Quelle: https://www.whatsapp.com/busines

In der App kann man Labels in unterschiedlichen Farben für die Stadien eines Kundenkontakts vergeben. So ist für mehr Übersichtlichkeit gesorgt.

Du erhälst hier von WhatsApp fünf Label-Varianten angeboten, die du unterschiedlich nutzen kannst, wie z.B. ein Erstkontakt soll immer mit der Farbe Blau gekennzeichnet werden.

Es ist zusätzlich möglich, eigene Labels zu erstellen.

 

Können WhatsApp & WhatsApp Business auf demselben Handy genutzt werden?

 

Man kann WhatsApp & WhatsApp Business auf nur einem Smartphone gemeinsam nutzen.

Bedingung ist, dass jede der Apps mit einer anderen Telefonnummer verknüpft ist.

 

SEO-Experten Tipp
Tipp: Du kannst z.B. WhatsApp Business mit deiner Festnetznummer registrieren und WhatsApp mit deiner regulären Handynummer.

 

Wie mache ich aus einem regulären WhatsApp Account einen WhatsApp Business Account?

 

Zunächst solltest du beachten, dass es nicht möglich ist, beide Apps gleichzeitig mit nur einer Telefonnummer auf deinem Handy zu nutzen.

Wenn du beides willst, dann ist eine Dual Sim Karte erforderlich.

Wenn du allerdings deinen regulären Account in einen Unternehmensaccount umwandeln willst, gehe wie folgt vor:

  • Gehe in den Google Play Store / App Store für iOS. Lade die WhatsApp Business App herunter.
  • Verifiziere deine Telefonnummer
  • Du kannst jetzt den Chatverlauf deines alten regulären Whatsapp Accounts wiederherstellen
  • In einem letzten Schritt vervollständigst du dein Unternehmensprofil. Zu finden unter: Menü – Einstellungen – Unternehmenseinstellungen – Profil

SEO-Experten Tipp
Tipp: Zwar kannst du das Chat-Backup von WhatsApp in WhatsApp Business wiederherstellen. Wichtig ist es allerdings zu wissen, dass du das Backup nicht mehr auf deinen normalen WhatsApp-Account zurückspielen kannst!

Daher ist es dringend empfohlen, das WhatsApp-Backup deines Smartphones auf dem PC zu sichern, bevor du WhatsApp Business startest.

 

Wie kann ich WhatsApp mit zwei Handynummern und nur einem Smartphone nutzen?

 

Wie ausgeführt, können WhatsApp und WhatsApp Business parallel auf einem Handy laufen. Allerdings muss jeder Account mit einer eigenen Telefonnummer registriert sein.

Viele Handys bieten die Möglichkeit, zwei SIM Karten zu nutzen (Dual-SIM-Handy). So kann auch die Business Variante mit einer eigenständigen Handynummer aktiviert werden.

 

3 Möglichkeiten den Messenger-Dienst zu installieren

 

  • Umwandlung eines privaten Accounts in einen Business Account.
  • Nutzung von zwei Sim Karten auf einem Handy (Dual-Sim-Smartphone)
  • WhatsApp Business über eine Festnetznummer aktivieren

 

Wie funktioniert die Registrierung einer Festnetznummer ?

 

Grundvoraussetzung ist, dass du über ein Smartphone oder Tablet mit aktiver WLAN-Verbindung verfügst.

SEO-Experten Tipp
Tipp: Tablet oder Smartphone müssen NICHT über eine Sim-Karte verfügen!

 

Öffne die App und gebe anstelle der Handynummer deine Festnetznummer ein.

 

Deutschland+ 49Vorwahl ohne erste 0Durchwahl ohne Leerzeichen
Schweiz+ 41Vorwahl ohne erste 0Durchwahl ohne Leerzeichen
Österreich+ 43Vorwahl ohne erste 0Durchwahl ohne Leerzeichen

 

WhatsApp schickt nun eine SMS. Diese kommt natürlich nicht auf dem Festnetz an.

Stattdessen erscheint eine Nachricht:

Whatsapp Business Registrierung Festnetz

Klicke „OK“. Es sollte nun erscheinen: „Mich anrufen“. Klicke „OK“

Es dauert bis zu 1.5 Minuten, dann wirst du auf dem Festnetz angerufen und erhälst einen sechsstelligen Registrierungscode.

Diesen gibst du in das vorgesehene Feld in der Software ein. Fertig! WhatsApp Business kann mit der Festnetznummer genutzt werden.

 

Wie verifiziere ich WhatsApp Business?

 

Mit der Verifizierung der Telefonummer (Festnetz oder Handy) ist der wesentliche Schritt getan, um einen Account zu bestätigen.

War die Verifizierung erfolgreich, wird aus dem grauen Fragezeichen im Profil ein graues Siegel.

 

Wie bekomme ich ein grünes Siegel?

 

Wie man letztendlich ein grünes Siegel erhält, ist nicht ganz klar. Hier hält sich WhatsApp bedeckt.

Das grüne Siegel zeigt an, dass hinter dem Account eine „authentische Marke“ steckt.

  • WhatApp bietet keine eigene Seite, auf der eine Account Verifizierung beantragt werden kann.
  • Das WhatsApp Business grüne Siegel kann nicht gekauft oder erzwungen werden
  • WhatsApp entscheidet, wer das grüne Siegel erhält.

 

Wie kannst du WhatsApp Business nutzen?

 

Der Instant-Messenger-Dienst bietet eine Fülle an Anwendungsmöglichkeiten, die nicht nur für Onlineshops oder Unternehmen, die primär online tätig sind, von großem Nutzen sind.

So können z.B. Ärzte, Friseure etc. Termine vereinbaren. Restaurants können Bestellungen für eine Essenslieferung entgegennehmen etc.

Der Messenger kann für den Kundendienst genutzt werden, Fragen von potenziellen Kunden können schnell beantwortet werden.

Beispiel für die Nutzung:

  • Beschwerden
  • Anfragen vor dem Kauf
  • Terminfragen
  • Reservierungen
  • Buchungen
  • Lieferservice
  • Support-Angelegenheiten
  • Rückfragen

 

Whatsapp Business Marketing

 

Auch Marketing via WhatsApp Business erfreut sich immer größerer Beliebtheit. Um auf sich aufmerksam zu machen und Kunden zu binden, bieten sich z.B. folgende Möglichkeiten:

  • kostenlose Give-aways
  • Gewinnspiele
  • Whitepapers
  • Gutscheine
  • Rabatte
  • E-Books
  • exklusive Inhalte

 

Ist WhatsApp Business DSGVO konform

 

Die App herunterladen und ohne jegliche Beachtung des Datenschutzes zu nutzen, das kann sicherlich nicht empfohlen werden, denn WhatsApp Business ist nicht DSGVO konform. Viel zu streng sind die Datenschutzrichtlinien in Deutschland.

Es kommt zusätzlich auch immer darauf an, welche der weitreichenden Anwendungsmöglichkeiten, die der Messenger-Dienst bietet, genau genutzt werden.

Mit dem oben genannten Tipp, auf die Datenschutzerklärung, in der die Nutzung und die Verarbeitung der Daten erläutert wird, im Unternehmensprofil zu verlinken, ist ein Schritt in die richtige Richtung getan.

Aber absolut rechtssicher ist dieser Hinweis nicht.

Das Internet bietet eine Fülle an Fehlinformationen bezüglich der DSGVO-Konformität von WhatsApp Business. Es wird z.B. gesagt, dass es ausreicht, die App nur im „passiven Mode“ zu nutzen oder sie am besten überhaupt nicht zu verwenden.

Wir befinden uns hier in vielen Aspekten in einer rechtlichen Grauzone. So ist z.B. noch nicht abschließend geklärt, ob ein Link auf die Datenschutzerklärung, der nicht „clickable“ ist, ausreichend ist oder nicht.

Es besteht nach wie vor in vielen Punkten rechtlicher Klärungsbedarf. Ich werde an dieser Stelle daher keinerlei rechtlichen Rat geben.

Ich werde ferner keine Empfehlung geben, ob man Whats App Business nutzen sollte oder nicht. Dafür ist die rechtliche Thematik zu schwierig.

Das muss jeder für sich selbst entscheiden.

 

Fakt ist: WhatsApp Business ist eng gesehen nicht mit der Datenschutzgrundverordnung vereinbar.

Wenn du rechtlich auf der sicheren Seite stehen möchtest, dann solltest du dir Rat bei einem Fachanwalt holen, der mit der aktuellen Rechtslage vertraut ist.

Nur so kann sichergestellt werden, dass du wirklich zu 100% rechtlich auf der sicheren Seite bist.

 

Den Instant-Messenger-Dienst auf dem PC nutzen

 

In vielen Fällen ist es einfacher, WhatsApp Business auf dem PC zu nutzen. Man kann hier schneller tippen, der Monitor ist größer und man muss, wenn man ohnehin arbeitet, nicht hin und her switchen.

Es ist einfach den Instant-Messenger-Dienst auf dem Desktop PC zu nutzen.

Du kannst entweder WhatsApp Desktop verwenden. Diese App kommt infrage, wenn du die folgenden Betriebssysteme nutzt:

  • macOS 10.10 oder aktueller
  • Windows 8.1 oder aktueller

Verwendest du ein anderes Betriebssystem, dann musst du WhatsApp Web verwenden.

 

SEO-Experten Tipp
Tipp: Sowohl WhatsApp Desktop als auch WhatsApp Web können im Apple App Store, im Microsoft Store oder direkt auf der WhatsApp Webseite kostenlos heruntergeladen werden.

 

Wie installiere ich WhatsApp Desktop?

 

  1. Gehe zu https://www.whatsapp.com/download und lade die Installationsdatei von der Whatsapp Download Website herunter. Für Mac ist es eine .dmg Datei, für Windows eine .exe Datei.
  2. Öffne die .exe/dmg Datei und folge den Installationsanweisungen. Falls angefragt: Aktiviere die Option „als Administrator“ ausführen.
  3. Ist die Installation beendet, öffne WhatsApp Web am PC. Es erscheint ein QR-Code.
  4. Starte WhatsApp Business auf deinem Smartphone. Öffne das Menü und wähle die Option „Whatsapp Web“.
  5. Tipp auf dem folgenden Screen auf“+“. Auf diese Weise wird die Kamera aktiviert.
  6. Scanne nun den QR-Code.
  7. Handy und die App verbinden sich. Du bist fertig und kannst WhatsApp Dekstop nutzen!

 

Wie installiere ich WhatsApp Web auf Windows?

 

  1. Lade WhatsApp Web herunter z.B. auf https://www.chip.de/downloads/webapp-WhatsApp-Web_164054150.html.
  2. Mache einen Doppelklick auf die heruntergeladene .exe. Datei. Die Installation beginnt
  3. Sobald die App auf dem PC installiert ist, siehst du einen QR-Code auf dem PC-Monitor.
  4. Öffne WhatsApp Business auf deinem Handy, Tippe auf die drei Punkte (⋮) oben rechts. Wähle „WhatsApp Web“ aus.
  5. Du siehst eine Meldung? Dann klicke „OK, VERSTANDEN“.
  6. Gestatte WhatsApp Web Zugriff auf deine Kamera.
  7. Scanne den QR-Code am Bildschirm.
  8. Du siehst deine Chat-Liste am PC und kannst Nachrichten empfangen und schreiben.
  9. WhatsApp Web ist nun komplett funktionsfähig. Du startest die App in Zukunft immer über einen Klick auf das Icon auf dem Desktop.

 

Wie installiere ich den Instant-Messenger-Dienst auf IOS?

 

Gehe auf die offizielle WhatsApp Seite unter https://web.whatsapp.com/ und folge den Anweisungen auf der Webseite.

Im Anschluss wählst du in den WhatsApp-Einstellungen auf dem iPhone WhatsApp Web aus.

Scanne den angezeigten QR-Code mit der Handy-Kamera. Daraufhin verbindet sich der PC mit dem iPhone. WhatsApp Web kann genutzt werden!

Macht es für Unternehmen Sinn, WhatsApp Business zu nutzen? Vorteile + Installation
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Sandra Stammberger
Bis 1996 studierte ich Germanistik an der LMU München. Seit dem Abschluss zum Magister Artium widme ich mich seit 1997 hauptberuflich der Suchmaschinenoptimierung. Bis 2012 war ich primär in den USA als selbständige SEO Managerin tätig. Seit 2012 betreue ich Kunden in Deutschland im Bereich SEO und leite mehrere Themenportale. Erfahren Sie mehr über meine berufliche Vergangenheit in meiner Vita.

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